Gestion

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Les missions du gestionnaire

1 - Bilan du logement

L'Agence Donibane effectue une visite approfondie de votre bien qui va permettre de faire un bilan sur les atouts et les inconvénients du bien.

  • Technique (bâtiment, isolation thermique, inventaire des diagnostics obligatoires...).
  • Conformité (décret décence).
  • Sécurité (électricité, piscine, garde-corps...).
  • Eléments de valorisation du bien (cuisine équipée, équipements divers…).

La synthèse du bilan permet de vous informer sur vos obligations légales et de vous apporter des conseils afin d'optimiser la location de votre bien. Exemples :

  • Valorisation du bien :
    • Modification de la distribution du logement ;
    • Pose de menuiserie double-vitrage ;
    • Installation d'une cuisine aménagée et d'une salle de bains ;
    • Remplacement des moquettes par des matériaux plus actuels…
  • Obligations légales :
    • Mise en sécurité de l'installation électrique ;
    • Installation d'une ventilation mécanique ;
    • Mise en conformité des garde-corps (hauteur insuffisante)…

    Il vous sera conseillé d'effectuer les travaux nécessaires et nous vous informerons sur comment bénéficier des aides au financement (crédit développement durable, éco-PTZ), des subventions (Anah…).

2 - Évaluation du loyer

Grâce à notre parfaite connaissance du marché immobilier et des outils dont nous disposons dans le cadre de notre adhésion à la FNAIM (formations, fichier clients agence, observatoire des loyers…), nous avons une vision précise de la valeur locative de votre bien.
Ces outils nous permettent d'évaluer très rapidement la valeur optimale du loyer pour que votre bien soit occupé dans les délais les plus brefs afin de rentabiliser votre logement.

3 - Service personnalisé

L'Agence Donibane propose différentes options (par ex. : assister aux assemblées générales de copropriété) et des prestations et tarifs en fonction du service choisi :

  • Location ;
  • Gestion ;
  • Garantie des loyers et détériorations immobilières.

4 – Commercialisation

La synthèse du bilan permet de vous informer de vos obligation légales et de vous apporter des conseils afin d'optimiser la location de votre bien. Exemples:

  • Diffusion du bien auprès de la clientèle via les moyens publicitaires :
    • affichage sur le bien (panneau agence FNAIM) ;
    • affichage vitrine agence ;
    • mise en ligne sur Internet : site agence ; fnaim.fr ; sites payants.
    • publicité journaux AVEC NOTRE magazine distribué tous les 2 mois à plus de 15 000 exemplaires;
    • diffusion à partir de fichiers locataires ;
    • diffusion auprès des institutionnels (grandes entreprises, administrations...).
    • La connaissance des besoins exacts du candidat locataire va permettre de proposer une sélection de logements adaptés.

  • Visites accompagnées du bien
    Mise en valeur des points forts de votre bien et du secteur.

5 – Constitution du dossier du candidat locataire

  • Choix du candidat locataire.
  • Etude de la solvabilité du locataire.

6 – Rédaction du bail sécurisé conforme à la loi

  • choix du bail approprié à chaque situation (ex. : locataire personne morale, bail conventionné, régime d'incitation à la défiscalisation…) ;
  • choix du bon indice de révision de loyer ;
  • répartition des charges, établissement des diagnostics.

7 – État des lieux d'entrée et mise en place du locataire

Étape très importante, l'état des lieux est rédigé d'une façon claire, précise et adaptée au type de bien.
La remise des clés est faite sous réserve que le locataire fournisse une attestation d'assurance.
Assistance au locataire pour les demandes administratives et formalités à accomplir (électricité, gaz, eau, interphone, boîte aux lettres immeuble…).

8 – En cours de bail

La mission du gestionnaire de biens relève de plusieurs niveaux de compétence :

  • Comptabilité :
    • encaissement des loyers ;
    • relevé des compteurs ;
    • régularisation des charges ;
    • paiement des factures de fournisseurs (charges de copropriété, EDF, eau, assurances, artisans…);
    • réédition des comptes (mensuels ou trimestriels) ;
    • déclaration des revenus fonciers.
  • Juridique :
    • gestion des sinistres (déclaration, échanges avec l'assurance, assister aux expertises, relance, gestion des travaux de remise en état, encaissement des indemnités d'assurance, paiement des factures…) ;
    • révision des loyers (vérification des indices et des dates de révision…) ;
    • renouvellement des baux ;
    • gestion des congés et des préavis ;
    • gestion de la répartition des charges et travaux entre propriétaire et locataire
    • gestion des troubles divers (voisinage, jouissance paisible…) ;
    • gestion des attestations d'assurances du locataire (chaudière, ramonage, VMC, fosse septique…) ;
    • gestion de la restitution du dépôt de garantie et des imputations éventuelles.
  • Technique :
    • gestion des travaux (choix des entreprises, faire établir les devis, suivi des travaux, appréhender les travaux nécessaires en sachant, le cas échéant, se faire accompagner par un technicien…).
    • établissement des états des lieux.

9 – État des lieux de sortie

  • Document de comparaison avec l'état des lieux d'entrée permettant de lister les éventuelles dégradations, réparations locatives non effectuées, ménage, nettoyage…
  • Reprise des clés.
  • Attestations à fournir par le locataire : entretien chaudière, ramonage, vidange fosse….
  • Etablissement des devis pour la remise en état du logement, en cas de dégradations.
  • Régularisation des charges locatives.
  • Restitution du dépôt de garantie après déduction des sommes dues par le locataire.
  • Envoi de l'avis de déménagement aux impôts et à la CAF.

10 – Les plus agence Donibane la digitalisation des services

Nous avons mis en place une digitalisation d'un grand nombre de services détaillés ci-dessous présentant les avantages suivants :

  • Une meilleure qualité de service délivrée aux clients,
  • Des gains de temps,
  • Du travail concentré sur les missions à valeur ajoutée,
  • La valorisation des collaborateurs/trices en interne par la qualité des outils de travail (« un bon ouvrier a de bons outils ; un mauvais ouvrier a de mauvais outils ; un très mauvais ouvrier n'a pas d'outils du tout »),
  • Une meilleure image de la profession (modernité).

Les services digitalisés sont les suivants :

  • L'EXTRANET
    • Une meilleure information au client, transparence, disponibilité 24/7,
    • L'extranet limite par ailleurs les appels et courriers de demandes d'informations qui peuvent être satisfaites par l'extranet (« le locataire a-t-il payé ? », « avez-vous réglé la facture travaux ?»…).
  • LES COMPTES RENDUS DE GESTION ÉLECTRONIQUES
  • Communication immédiate des documents aux propriétaires.

  • LE QUITTANCEMENT ÉLECTRONIQUE
    • Immédiateté de la réception par le locataire de son avis d'échéance et de la quittance de loyer,
    • Suppression des aléas des envois postaux.
  • L'ÉTAT DES LIEUX NUMÉRIQUES
  • L'état des lieux n'est pas un contrat mais un constat de fait. Il doit toutefois comporter la signature des parties ou des personnes mandatées pour le réaliser.

    • Des états des lieux bien plus précis avec l'intégration de photographies,
    • Satisfaction des propriétaires qui peuvent visualiser concrètement l'état de leur bien,
    • Réduction ou résolution des litiges avec les locataires compte tenu de la constatation photographique de l'état du bien occupé,
    • Possibilité d'importer / exporter l'état des lieux d'entrée / de sortie pour partir d'un constat existant,
    • Outil très important car il concerne un « moment de vérité » de la relation avec le bailleur :
      la restitution de son bien et du dépôt de garantie.
  • LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
  • Ce sujet est lié à tous les autres, notamment l'extranet clients. Mais en partie seulement : la GED concerne potentiellement tous les documents de l'entreprise et du service de gestion.

    • Libération d'espace dans les bureaux,
    • Meilleure conservation des documents,
    • Disponibilité accrue des dossiers pour les collaborateurs,
    • Possibilité de consultation à distance et de travail à domicile.
  • LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
    • Accélération de la signature des baux,
    • Allègement du processus en dispensant les signataires distants de faire légaliser leur signature,
    • Flexibilité : peut-être utilisée à distance mais aussi en présence des intéressés pour maintenir un contact client (notamment avec les locataires lors de la signature des baux).

    Même si la mention manuscrite a été supprimée pour les actes de cautionnement, l'article 1175 2°du Code civil interdit la signature électronique pour les sûretés personnelles et donc pour les actes de caution solidaire.

  • LES TRAVAUX DE MAINTENANCE ET LE MENAGE
  • AUTRES
    • Paiement en ligne par les locataires
    • Visite virtuelle
    • Lettre recommandée électronique
    • Cloud

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